Meeting-Transkription DSGVO-konform umsetzen

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Automatische Transkripte und Zusammenfassungen gehören zu den KI-Anwendungen, deren Nutzen sofort spürbar ist. Niemand muss mehr parallel protokollieren, Entscheidungen und Aufgaben sind nach dem Termin dokumentiert, und wer nicht dabei war, kann nachlesen. Gleichzeitig ist eine Aufnahme ein Eingriff in die Rechte aller Teilnehmenden. Wer Meetings aufzeichnet, sollte die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen, bevor er auf „Aufnehmen“ klickt.

Strafrecht: § 201 StGB und die Vertraulichkeit des Wortes

Der wichtigste Ausgangspunkt liegt nicht im Datenschutz, sondern im Strafrecht. Nach § 201 Abs. 1 StGB wird bestraft, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht. Die Strafandrohung reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.

Interne Besprechungen, Kundentermine und Videokonferenzen sind in aller Regel nichtöffentlich. Eine heimliche Aufnahme ist daher keine Formalie, sondern ein ernstes Risiko. Für die Praxis folgt daraus eine klare Regel: Zeichnen Sie nur auf, wenn alle Teilnehmenden Bescheid wissen und einverstanden sind. Das gilt auch dann, wenn die Aufnahme „nur“ für ein Transkript gedacht ist.

Datenschutz: Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO

Stimmen, Namen und Gesprächsinhalte sind personenbezogene Daten. Für die Aufnahme und die Transkription brauchen Sie deshalb eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 der DSGVO. In Betracht kommen vor allem:

• Einwilligung (lit. a): Sie ist der naheliegende Weg, wenn externe Gäste teilnehmen. Eine Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein und kann nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen werden. Im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit wegen des Abhängigkeitsverhältnisses besonders sorgfältig zu prüfen.
• Berechtigtes Interesse (lit. f): Für die Dokumentation interner Besprechungen kann ein berechtigtes Interesse bestehen. Es muss gegen die Interessen der Teilnehmenden abgewogen werden; die Abwägung sollten Sie dokumentieren.
• Kollektivvereinbarungen: Für Beschäftigte kann eine Betriebsvereinbarung nach Art. 88 DSGVO die Verarbeitung regeln und Rechtssicherheit schaffen.

Unabhängig von der Rechtsgrundlage bleibt § 201 StGB zu beachten. Die strafrechtliche Frage, ob eine Aufnahme „befugt“ ist, wird in der Praxis meist über das Einverständnis der Beteiligten gelöst.

Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

Wer personenbezogene Daten erhebt, muss die Betroffenen nach Art. 13 DSGVO informieren – zum Zeitpunkt der Erhebung. Für Meeting-Aufnahmen heißt das: Teilnehmende sollten vor Beginn wissen, wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck aufgezeichnet und transkribiert wird, auf welcher Rechtsgrundlage, wer Zugriff erhält, welche Dienstleister eingebunden sind, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte sie haben.

Praktisch bewährt haben sich drei Bausteine:

1. ein kurzer Hinweis in der Einladung, dass das Meeting aufgezeichnet und transkribiert werden soll,
2. eine mündliche Ansage zu Beginn mit der Möglichkeit, zu widersprechen,
3. ein Link auf ausführliche Datenschutzhinweise.

Widerspricht jemand, sollten Sie nicht aufzeichnen. Halten Sie für diesen Fall eine einfache Alternative bereit, etwa ein klassisches Protokoll.

Besondere Sorgfalt verlangen Termine mit externen Gästen, etwa Kunden oder Bewerbenden. Sie kennen Ihre internen Regeln nicht und haben keinen Zugriff auf Ihre Datenschutzhinweise im Intranet. Fragen Sie hier ausdrücklich nach, bevor die Aufnahme startet, und halten Sie das Einverständnis nachvollziehbar fest.

Betriebsrat: Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt dafür bereits, dass eine Einrichtung objektiv zur Überwachung geeignet ist. Eine Software, die Gespräche aufzeichnet und Sprechern zuordnet, erfüllt das in aller Regel.

Binden Sie den Betriebsrat deshalb früh ein. Eine Betriebsvereinbarung kann festlegen, in welchen Meetings aufgezeichnet werden darf, wer Transkripte sehen darf, dass keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle stattfindet und wann Aufnahmen gelöscht werden.

Speicherung, Zugriff und Löschung

Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Für Meeting-Aufnahmen bedeutet das:

• Zweck festlegen: Geht es um ein Protokoll, reichen oft Transkript und Zusammenfassung. Prüfen Sie, ob die Originalaufnahme danach noch gebraucht wird.
• Löschfristen definieren: Legen Sie fest, wann Aufnahmen und Transkripte gelöscht werden, und setzen Sie das technisch um.
• Zugriff beschränken: Transkripte sollten standardmäßig nur für Berechtigte sichtbar sein. Freigaben an weitere Personen sollten bewusst erfolgen.
• Betroffenenrechte ermöglichen: Auskunft, Berichtigung und Löschung nach Art. 15 bis 17 DSGVO müssen auch für Transkripte umsetzbar sein.

Den Anbieter prüfen

Die meisten Unternehmen nutzen für die Transkription einen externen Dienst. Damit wird der Anbieter in der Regel zum Auftragsverarbeiter. Prüfen Sie vor dem Einsatz:

• ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt,
• welche Unterauftragsverarbeiter für Speicherung, Spracherkennung und Zusammenfassung eingebunden sind und an welchen Standorten sie verarbeiten,
• ob bei einem Transfer in Drittländer eine tragfähige Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO besteht,
• ob Aufnahmen oder Transkripte zum Training von Modellen verwendet werden,
• welche Rollen und Freigaben das Werkzeug bietet und wie gelöscht wird.

Bei umfangreicher oder systematischer Aufzeichnung sollten Sie zudem prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist. Weitere Grundlagen finden Sie im Ratgeber DSGVO und KI.

Checkliste vor der ersten Aufnahme

1. Zweck und Rechtsgrundlage festlegen und dokumentieren.
2. Betriebsrat beteiligen, wo vorhanden.
3. Datenschutzhinweise erstellen und in Einladungen verlinken.
4. Einverständnis aller Teilnehmenden zu Beginn einholen.
5. AVV, Unterauftragsverarbeiter und Verarbeitungsorte des Anbieters prüfen.
6. Zugriffsrechte und Löschfristen festlegen.
7. Das Meeting-Verfahren ins Verarbeitungsverzeichnis aufnehmen.

Meeting-Aufnahme mit AIPE

Mit der Meeting-Aufnahme in AIPE zeichnen Sie Besprechungen in AIPE Desktop oder in kompatiblen Desktop-Browsern auf. Erfasst werden das Mikrofon und der geteilte Computer-Ton, sodass auch die Stimmen aus der Videokonferenz im Transkript landen. Direkt neben der Aufnahme-Schaltfläche zeigt AIPE einen Hinweis zur Einwilligung der Teilnehmenden; mit dem Klick auf „Aufnehmen“ bestätigen Sie ihn. Die Information der Teilnehmenden bleibt dabei Ihre Aufgabe.

Nach dem Meeting erhalten Sie ein Transkript mit Sprechern, deren Namen Sie bearbeiten können, sowie eine automatische Zusammenfassung mit Themen, Entscheidungen, Aufgaben und offenen Fragen. Transkript und Zusammenfassung lassen sich als Markdown herunterladen. Neue Aufnahmen starten mit eingeschränktem Zugriff; über die Rechteverwaltung geben Sie sie gezielt an Personen oder Gruppen in Ihrer Organisation frei.

Welche Dienstleister an der Verarbeitung beteiligt sind, ist im Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Liste der Unterauftragsverarbeiter beschrieben. Prüfen Sie dort – wie bei jedem Anbieter – Dienstleister und Standorte, bevor Sie die Aufnahme einführen. Wenn Sie Fragen zum Einsatz in Ihrem Unternehmen haben, buchen Sie einen Termin.